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ペーパーレス化・入門

ペーパーレス化の利点や方法を主に個人を対象に記述(初心者用)

ペーパーレス化のメリット

1.紙文書が無くなり、身の回りがスッキリする。 資料置き場が無くなり、居住スペースが広がる。

2.資料を解り易いように、整理できる。どこに置いたか!、を解消。

3.キュリティ対策にも有効。

4.廃棄する文書類はリサイクルに廻し、省資源化に協力

5.携帯パソコンやタブレット、スマホを使えば、何処でも見られる

ペーパーレス化のデメリット

1.パソコンなど機器類の不具合、故障

2.保存先によってはネット障害が発生した場合、見られない。

ペーパーレス化の手順

1.原稿(文書)の画像化

画像化できるスキャナーとして使える機器。

ディバイス(機器)・Twain Device(トウェイン ディバイス)と原稿の種類

  • ディバイス
  • 資料類
  • Office文書
  • 新聞
  • 書籍や雑誌
  • A フラットベッドスキャナー
  • 少量○、多量×
  • ○~×
  • B ハンディースキャナー
  • 少量○、多量×
  • C ドキュメントスキャナー
  • ×
  • ×
  • D オーバーヘッドスキャナー
  • E スマホ

A フラットベッドスキャナー

原稿を1枚づつスキャンするので枚数が多いと手間が掛かるが、価格も安く殆どの機器に簡易版のOCRソフトが付属するので、手軽に利用出来る。プリンター複合機には、上部にスキャナーがついているので、これを利用したい。

注意点:新聞など裏写りする原稿は、原稿の上に黒い下敷きを載せると良い。


B ハンディースキャナー

基本的機能は、A.の読取と記憶部分を持ち運び可能とした機器。利点は、外出先で利用出来るのが最大の利点だが、自宅でも手軽に利用出来る。

右の写真の機種は、原稿全体をなぞって画像化しますが、原稿の一部分だけをスキャンするペン型のタイプもある。


C ドキュメントスキャナー

原稿頁数が多いとき、威力を発揮。原稿をフィートフィーダーにまとめてセット出来て、読取速度も分20枚~と高速。横書き縦書きを自動認識し、保存するとき透明テキスト付きPDFファイルとしてアウトプット出来るという優れもの。本格的なペーパーレス化には是非導入したい機器。

さらに、Acrobatがバンドルされているので、PDFの「しおり」や注釈などの編集が出来る点、このソフトは非常に高価なので、とても有り難い。

最大の問題は、原稿のフィード(読込)時、原稿が1枚毎に綺麗に入っていかない。マルチフィード(2枚以上一緒にフィード)したり、用紙のジャムが発生する、静電気は充分注意しているのだが、これは、かなりのストレス。筆者の機器は、初期のScan Snapなので、新しい機種は少し解消されたのか・・・


D オーバーヘッドスキャナー

オールマイティ型でペーパーレス化の対象原稿のサイズや種類に広く対応出来る。

上から写す構造なので、以下の点で各機種がどのように対応しているのか、

1.大きいサイズの原稿、中心から離れた左右の文字に歪みが出ないか、鮮明度はどうか、

2.書籍 被写界深度(高い部分と低い部分のレンズから距離)が違うので、鮮明度はどうか
各機種によって異なるので、購入するのであれば、慎重に選んで欲しい。特に、原稿をOCRでテキスト化する場合、鮮明度に注意したい。


E スマホ

スマホのカメラ機能を利用して画像化する方法で、とにかく手軽さからどこでも利用が出来る。

スマホアプリのCamScannerを利用すると、写真を撮ってから一連の作業で、Google DriveにPDFファイルにして保存出来るという。

この方法を記述したサイト →  もうスキャナーは不要!スマホのカメラで撮影するだけで簡単にPDFにする方法


スマホをオーバーヘッドスキャナーにする台 → スマホを使ったスキャンが簡単かつ確実になる台「EllyStand」

2.画像化後のファイル管理

ペーパーレス化後の資料の管理形態

  • 保存形態
  • 主なソフト (*)有料
  • 特徴など
  • 1.資料毎にフォルダ
  • Xnviewなど
  • 資料毎にフォルダを作成し格納。フォルダ名とファイル名は簡潔に資料が頁順に並ぶように。
  • 2.画像を資料毎に分類
  • 簡単デジカメ写真整理
  • アルバム管理のような画像としての保存。
    欠点:配布には向かない、
  • 3.PDF化し資料毎に分類
  • 画像梱包
  • 1画像1頁のPDFファイルにして保存。誰でも機種にかかわらず利用出来る。
  • 4.透明テキスト付PDF
  • PrimoPDF
    e.Typist(*) 読取革命(*)
  • Writerとして機能するので、印刷時にPrimoPDFを撰ぶ。昔からあるPDF化定番。
    古くからあるOCRソフト。PDF化時に各種の機能がある。
  • 5.ファイルとして復活
  • e.Typist(*) 読取革命(*)
  • EXCELやWORD等のファイルに復活させる

ペーパーレス化の管理として、PDF化までは、是非行って欲しい。

尚、主なソフトは極一部であって、次項の外部サイトリンクを参照下さい。


3.透明テキスト付PDFについて

ペーパーレス化には、PDFファイルにすることが最良と思いますが、透明テキスト付PDF化は、

* データを再利用しないで、個人利用で見るだけで良ければ、不要だと思う。
* テキストデータとして利用したい、他の人に配布したいなどの場合は、必要と思う。


PDF関連の各種ソフト紹介サイト → PDF変換ソフト・PDFフリーソフト

OCRソフトについて

e.Typist NEO V.15

筆者が利用しているOCRソフトは、e.Typist NEO V15。
操作はとても簡単で、以下の4ステップで透明テキスト付きPDFファイルが作成出来る。

1)対象の画像ファイル(又は、PDFファイルをドラッグする。
2)ファイル名のリスト一覧から選択する。
3)認識ボタンをクリックする
4)ファイル名を入れ、透明テキスト付きPDFを選択して保存

上記のステップを画像で説明したページ