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PDFの活用

1.PDFの作成(文書類がデータファイルで存在)

1)Adobe Acrobat

Acrobatは、PDF文書の作成・編集が出来るソフトでPDFの元祖。このソフトがあれば、PDFに関する殆どの処理が可能となる。
PDFファイルの作成は、文書データファイルがある場合、Writerとして機能するので、プリンタで印刷する要領で印刷をかける、その時にプリンタの種類をAcrobatに変えて印刷することによってPDFファイルが作成される。当然ながら、透明テキスト付きPDF(後述)として作成出来る。

2)フリーソフト PrimoPDF

フリーソフトとして古くからの定番で、Micosoft Officeで作成されたファイルは殆どPDFファイルとして作成出来る。
PrimoPDFは文書などを作成するとき、Writerとして機能するので、そのままPDFファイルとして作成できるが、通常は一旦文書ファイルとして保存してから、印刷時にPDFファイルにすることが大事。PrimoPDFでは、文書の中身を編集することは出来ないが、透明テキスト付きPDFとして作成が出来るので、是非利用したいソフト。
日本語版の最新バージョンはV4.1で、Windows7以降はサポートされていないが、当方の使用経験では、windows7で動作確認が取れているが、WORDやEXCELなどのポピュラーなもので、そのほかは不明。
Windows7以降は、V5でサポートされているが、日本語版は無い。尚、MACには対応していない。
PrimoPDF制作・提供者のサイト

3)文書がMicrosoft Officeの場合

Office2010以降の場合、WORD EXCEL PowerPointはファイルの保存時に、名前を付けて保存でPDFを選択することで、PDFファイルを作成することが出来る。これは、とても便利なので是非利用したい。

2.PDFの作成(文書類が紙の書類)

PDF化したい原稿(紙など)が文書の場合は、とても手間がかかる。
それは、原稿を1枚1枚スキャンしてイメージ化させなければ」出来ないからだ。
方法として大きく4つの方法がある。

1)スキャナー(原稿を1枚単位でスキャン)を使う

スキャナーは平面に置いた原稿を読取ヘッドが移動しながらスキャンするので、綺麗に作成出来る点が利点。
一方、一枚づつスキャンするため原稿が多いと非常に時間と手間がかかるのが欠点。
スキャナーの設定は、1回でPDFにしたい場合は、出力をPDFにすれば良いが、原稿が汚い場合などで綺麗に仕上げたいときは、画像ファイル((jpg)で出力し、画像編集ソフトで画像データを補正する。 PDF化するには、 画像データを画像ソフでト印刷する時にプリンタをPDFプリンタにして印刷することになる。
原稿セット時の注意点 新聞や両面刷りなど裏映りする原稿を扱う時は、黒色の下敷きを使うと綺麗にスキャン出来る。
原稿の紙質が白くないザラ紙で、かつ画像データをPrimoPDFで印刷すると背景色が白くないグレーや薄紫の様な色が付いてしまう。文字だけの原稿の場合は画像データの背景色を白に修正すれば良いが、EXCELなど罫線に囲まれた領域を白に修正するのは現実的でない。

2)スマホやデジカメで原稿を1枚づつ撮影する

撮影が手軽に出来るという良さはあるが、撮影したからといってPDF化できるわけではない。画像データをPDFする作業が必要だ。
ただ、メモなど体裁を考えなければ、画像のまま保存した方が良さそう。

3)オーバーヘッドスキャナーを使う

一般的なスキャナーは、カバーを開け原稿をセットしカバーを閉める、スキャンボタンを押す といった操作を原稿1枚づつ行う操作が必要。オーバーヘッドスキャナーだと原稿を次々置いてスキャン出来るので、かなり操作は楽になる。
尚、当方はオーバーヘッドスキャナーを使った経験は無い。

4)ドキュメントスキャナーを使う

Primo PDF

複数枚から数十枚の文書を重ねて、スキャナーにセットすることで一気にPDF文書が作成出来る。紙文書のPDF化の最も強力な手段と言える。両面読取が可能で1分間に20枚(機種によって異なる)という高速である。OCRソフトとして、バンドル版の「e.Typist」が同梱されているので、透明テキスト付きPDFが簡単に作成可能。
最近は電子文書化の流れが加速し、蔵書を電子文書にする人も多い。本で場所を取られて困っている方には是非お薦め。
当方は、年賀状に使ってみた。今まで、数年間保存し適宜捨てていたが、裏面のみ文書ファイルとしている。
☆ 欠点は、
(1) ジャム(紙詰まり)が発生すること。
(2) 複数枚一緒にフィードしてしまう。
(3) 紙質が悪いと裏映りが出ること。
(4) 紙質によって背景色が汚く、モアレの様なグレーや薄紫になる。機器設定で背景色を白に設定すればOKだが、罫線などで囲まれた部分には背景色が反映されないと云った問題点もある。

5)画像ファイルだけをPDF化する簡易ソフト

フリーソフトとして、画像ファイルだけをPDFファイルにすることが出来るPdfBuiltinPicture(画像梱包)
起動した右の画面上にファイルをドラッグ・アンド・ドロップするだけでPDFファイルが作成できる。
☆ 作成されたファイルから画像を劣化させずに取り出す(開梱)ことも可能。
☆ 各種の画像形式に対応している
☆ 開梱時(画像の取り出し)は、このソフトで作成されたPDFファイルを使わないと無限ループになるという事で要注意。
☆ 複数ファイルをドラッグ・アンド・ドロップする場合は、ファイルを1つづつ行う事。複数ファイルを選択してまとめてドラッグ・アンド・ドロップすると作成されたPDFファイルのページ順が元の順とことなるので注意が必要。
使用上の説明(ヘルプ)がとても詳しく記述されているので、使いやすい。
  
PdfBuiltinPicture(画像梱包)の Vector ダウンロードサイト

6)PDFファイル内の画像部分だけを取り出す簡易ソフト

既にPDFになっているファイルから画像だけを取り出してくれるソフト。
起動すると左の画像が表示されるので、そこにPDFファイルをドラッグするだけで作成される。

3.PDFのページ編集  pdf_as

1)ページ単位で結合、分割など各種操作が出来る

フリーソフトでpdf_asは、PDFファイルをページ単位で、結合・分割・追加・抽出・削除・回転・ヘッダー&フッター設定・パスワード設定・プロパティ設定が可能な多機能ページ編集ソフト。
操作はとても簡単で非常に使いやすい感じる。
結合で注意する点は、ファイルをドラッグする場合、結合する順にドラッグすること。ファイルを複数個まとめてドラッグすると元とは異なった順で結合される。
分割・ 追加 抽出・削除は、似たような操作で簡単に作成できる。
回転は、例えば縦書き資料の中に横書きのページがある場合、そのページを回転させることも出来る。
ページだけの編集であれば、このソフトで充分だ。
☆ 注意点
PDFファイルの文書の内容に注釈など編集・加工がなされている場合は、このソフトを使うと編集部分が消えてしまう。
pdf_as ダウンロードサイト(Vector)

4.年賀状のPDF化

当方の年賀状のPDFファイル作成手順を参考までに記述(表の住所書きは除き文面のみ)
1)年賀状をあいうえお順(姓部分のみ)に重ねて整理する。
2)文面に差出人が無い賀状は、文面欄の隅(例えば、左上)に氏名をメモ書き。
3)姓「あ」から順に並んだ賀状を「あ」を下にして、ドキュメントスキャナーにセットする。設定は片面読取り。
ドキュメントスキャナーで賀状を読み取ると殆どフィードミスもなく、 読み取れる。
4)途中で途切れてPDFファイルが分かれて作成されても気にしないで続行。
5)PDFファイルが複数になった場合は、pdf_asソフトで結合して1つのファイルにまとめる。
6)横書き文面の画像の回転。pdf_asソフトで横書き賀状を左右回転で見易く補正する。
(縦書き横書きが混ざっているので、基本を縦書きとして、横書き文面の補正)
7)しおりの設定 姓の先頭文字に合わせて、姓「あ」の先頭ページに「あ」と設定。
姓の場合、例えばあ行の場合、「あ」と「い」と「お」は、多い。そこで、しおりでは「あ」と「い」と「お」の先頭にそれぞれのしおりを付け、「う」と「え」は「う」の先頭に「うえ」のしおりを付ける。

5.透明テキスト付きPDF

透明テキスト付きPDFとは、
紙の書類をパソコンにスキャナーなどで取り込むと、単なる画像ファイル。デジカメ写真と同じで、書類の文字は画像の一部でしかない。画像をPDF化しても単にPDFファイルになったに過ぎず、文字の語句をテキストとしてコピーしたり、検索するなど活用することはできない。
この画像の文字部分を読み取り、テキストに変換するのがいわゆるOCR機能。ソフトとして、スキャナーを購入するとバンドル版の文字認識ソフトが同梱されている。OCR機能ソフトとして、著名なものとして、「読取革命」・「e.Typist」・「いきなりPDF」・「名刺管理」などある。
これらのOCRソフトを使って、画像の文字部分をテキスト化して、PDFの画像の内部に埋め込むことで、透明テキスト付きPDFが作成される。
なぜ「透明テキスト」と言うのか、パソコンで見ただけでは、画像として見えるいるだけであって、テキストデータが隠れている。印刷しても「書類の画像」としてだけ。
テキストデータとしてコピーしたい場合は、文字部分をマウスでドラッグして抽出できる。


事例紹介 e.Typist V15で透明テキスト付きPDFを作成

1.PDFファイルをドラッグする。

2.PDFの全頁が表示される。

3.リストから全頁を選択し、認識Aをクリック。続いて保存Bをクリック。

4.PDF画像(透明テキスト付き)を選択して保存。

ScanSnapのバンドル版を使っていた関係でOCRソフトとして、e.Typist NEO v.15.0を使用しているが、「読取革命」の方が、人気があるようだ。
OCRソフトの比較サイト → 家電批評モノマニア


1)Acrobat Reader DC テキストデータのコピー
テキストデータのコピーが出来ない → 設定を変えないと文字列が選択出来ないので、以下の設定にします
「編集」 → 「環境設定」(一番下) → 「手のひらツールでテキストと画像を選択可能する」にチェックを入れる。